rs2
Workflow-Software

Workflows sind Bearbeitungsschritte und daraus abzuleitende Aktionen um Arbeitsvorräte wie To-Do Listen, Offene Aktivitäten, Termine, Dokumente oder Datenfreigaben ablaufgesteuert durchführen zu können.

Mit dem integrierten Workflow zielt rs2 CRM nicht nur auf die nach außen gerichtete Kommunikation, sondern steuert auch die internen Aufgaben und Aktivitäten. Aktivitäten entstehen aus unterschiedlichen Quellen wie z.B. Informationen durch den Außendienst oder das Call Center sowie aus internen Abläufen der ERP Software. Routinemäßige Aktivitäten können einfacher gesteuert und besser bearbeitet werden und redundante Aufgaben werden vermieden.
Rollenbasierte Workflows können an verschiedensten Stellen eingesetzt werden wie z.B. Bedarfsanforderung, Bestell-, Eingangsrechnungs- und Auftragsfreigabe und sorgen für transparente Bestellvorgänge und Genehmigungsprozesse. Der Freigabeprozess ist über verschiedene Medien wie E-Mail, Handheld oder direkt im System möglich.

Eingangsrechnungen werden sehr oft über den Papierweg zur Genehmigung weitergegeben. Beim rs2 Workflow werden Rechnungen in der Eingangsrechnungsbucherfassung registriert und gescannt. Je nach Wertgrenzen zeichnen unterschiedliche Personengruppen für die Freigabe verantwortlich und die Rechnungen werden automatisch dem vorgesehenen Genehmigungsweg zugeordnet. Ein drohender Skontoverlust kann so vermieden werden und Sie können jederzeit feststellen bei welcher Person sich die Rechnung gerade befindet.

Sie können Abläufe im Beschaffungsvorgang von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis hin zur Eingangsrechnungskontrolle workflowgesteuert abwickeln. Dabei ist der Status der Abläufe jederzeit abrufbar und somit eine nachvollziehbare Abwicklung gegeben. In Kombination mit dem DMS können Beschaffungsvorgänge von der Bestellung bis zur Ablage transparent und effizient abgewickelt werden.
Durch das integrierte DMS & Workflowmanagement-System (WFMS) entsteht für jeden Beschaffungsvorgang automatisch ein gesamter Bestellakt in dem sich sämtliche Angebote, Bestellungen und Rechnungen befinden. Damit ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Über das Call Center wünscht ein Kunde Produktunterlagen oder Informationen über die nächste Kundenveranstaltung. Die dafür notwendigen Tätigkeiten werden über den Vertriebsworkflow gesteuert und die beteiligten Mitarbeiter erhalten die Information welche Aufgaben zu erledigen sind. Durch diese personalisierten Aufgaben erhält jeder Mitarbeiter seine offenen To Do’s, notwendige Reminder sowie - über das integrierte DMS - jene Dokumente, die er für die Bearbeitung benötigt.